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Ideias de organização da secretária que libertam espaço e mantêm o trabalho a fluir

Homeowner arranging a compact desk organizer

Namorra team |

As melhores ideias para organizar a secretária seguem uma regra: mantenha ao alcance do braço o que usa todos os dias e retire tudo o resto da superfície de trabalho. Pode ser uma bandeja empilhável, algumas prateleiras por cima do monitor, uma divisória para gaveta ou um carrinho que possa afastar. Em seguida, apresentamos ideias eficazes, como adaptá-las à sua secretária e uma ordem simples para pôr tudo em prática numa tarde.

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Em resumo

  • Separe primeiro, compre depois: desocupe a secretária, deixe em cima apenas os objetos de uso diário e meça o espaço restante antes de escolher um organizador.
  • Aproveite a altura nas secretárias pequenas: bandejas empilháveis, prateleiras flutuantes, ganchos de parede e carrinhos com rodas libertam a superfície onde realmente trabalha.
  • Sem gavetas? Use um suporte elevado com arrumação, um painel perfurado, organizadores suspensos ou um carrinho ao lado da secretária.
  • Dê um lugar a cada objeto pequeno: divisórias para gavetas, um organizador para as ferramentas de uso frequente e um sistema para as tarefas e para arquivar documentos.
  • Minimalista não significa vazia: mantenha o centro da secretária livre e as ferramentas do dia a dia ao alcance.

Índice

Comece por arrumar, não por fazer uma lista de compras

A maioria das secretárias desarrumadas não precisa de mais organizadores. Precisa de decisões. Antes de acrescentar uma única bandeja, tire tudo da secretária e divida-o em três conjuntos: usado diariamente, usado semanalmente e usado raramente ou nunca.

O padrão é o mesmo em todos os guias de escritório em casa que consultámos. A Architectural Digest recomenda manter ao alcance os objetos que usa diariamente e guardar os que usa com menos frequência. Essa frase resume todo o método. Tudo o resto neste artigo é uma forma de o pôr em prática.

Eis como os três conjuntos costumam ficar:

  • Diariamente: portátil ou monitor, teclado, rato, uma ou duas canetas, um bloco de notas, um cabo de carregamento, uma caneca ou garrafa de água.
  • Semanalmente: agrafador, fita adesiva, tesoura, notas autocolantes, auscultadores, um caderno para planear, um segundo cabo.
  • Raramente: carregadores suplentes, recibos antigos, manuais, cartões de felicitações, material de escritório extra, tudo o que guarda «por precaução».

Limpe a superfície vazia e volte a colocar apenas o conjunto de uso diário. O conjunto semanal vai para uma gaveta, um organizador ao alcance do braço ou uma prateleira. O conjunto de uso raro vai para uma caixa, um arquivo ou para fora da divisão. Agora sabe de quanto espaço de arrumação precisa, e quase sempre é menos do que esperava.

Organize por tarefa, não por tipo

Uma gaveta com bom aspeto, cheia de canetas, fita-cola e carregadores, continua a atrasá-lo se as coisas de que precisa em conjunto estiverem guardadas em sítios diferentes. O blogue de aprendizagem da Universidade de Cornell sugere agrupar materiais semelhantes e usar um organizador para os utensílios mais utilizados. Se paga contas à secretária, coloque envelopes, selos, uma caneta e um livro de cheques na mesma caixa. Se faz videochamadas, mantenha juntos os auscultadores, a tampa da webcam e um carregador.

Ideias de organização para uma secretária pequena

Quando o problema é a superfície da secretária, deixe de ocupar espaço para os lados e comece a aproveitar a altura. A Architectural Digest destaca organizadores empilháveis e arrumação vertical em vez de horizontal como forma de preservar a superfície de trabalho. Estas são as opções que justificam o espaço que ocupam.

Tabuleiros empilháveis e organizadores em níveis

Um tabuleiro para correspondência com dois ou três níveis acomoda papel, um caderno e um tablet no espaço ocupado por uma folha de papel. Coloque-o num canto ao fundo, não à sua frente. Escolha modelos abertos à frente para poder guardar e retirar coisas com uma só mão; se tiver de levantar uma tampa, vai deixar de arrumar as coisas no lugar.

Prateleiras flutuantes por cima ou ao lado da secretária

Uma única prateleira à altura da cabeça pode acomodar livros, uma planta, uma caixa de carregadores e um candeeiro. A Good Housekeeping sugere prateleiras flutuantes, uma secretária de parede ou uma secretária rebatível para divisões compactas. Instale a prateleira num local onde consiga alcançá-la sentado, sem se levantar, e coloque os objetos mais pesados na parte de baixo.

Ganchos de parede para as coisas que nunca tiveram um lugar

Auscultadores, malas, fitas para o pescoço e um casaco são os culpados habituais. Uma fila de ganchos na parede junto à secretária dá a cada coisa um lugar fora da superfície. O nosso suporte de parede HOME com ganchos é o tipo de acessório simples que resolve este problema sem ocupar espaço na secretária.

Um carrinho com rodas

Se precisa de ter os materiais por perto, mas não quer que fiquem em cima da secretária, a Good Housekeeping recomenda um carrinho com rodas. Enfie-o debaixo da secretária ou coloque-o ao lado e puxe-o para fora apenas quando fizer uma tarefa que precise dele, como imprimir, embrulhar presentes ou fazer trabalhos manuais. Também pode servir de segunda «secretária» para a pilha semanal.

Carrinho de arrumação com rodas junto a uma secretária compacta

Escolha o tamanho certo da secretária logo à partida

Por vezes, a solução mais honesta é uma secretária adequada à divisão e ao trabalho. Uma superfície compacta e simples, como a nossa secretária para computador com acabamento a imitar madeira, é uma base organizada para começar, porque há menos espaço para a desarrumação se espalhar.

Como organizar uma secretária sem gavetas

As secretárias sem gavetas são comuns: pense numa mesa, numa secretária suspensa ou num tampo à altura de uma secretária de pé. A Architectural Digest indica um suporte para monitor ou portátil com arrumação, prateleiras suspensas, um armário de arquivo ou um painel perfurado como formas de manter os materiais fora de uma secretária sem arrumação integrada. Algumas formas de pôr estas ideias em prática:

  1. Suporte elevado com prateleira por baixo. Elevar o ecrã também cria um espaço oculto para um teclado, um caderno ou uma pequena caixa de cabos. Guarde-os aí no final do dia.
  2. Painel perfurado atrás da secretária. Os ganchos, cestos pequenos e prateleiras podem ser mudados à medida que as necessidades se alteram, o que é ideal para uma configuração que ainda está a evoluir.
  3. Gancho adesivo e organizador portátil. A Wirecutter descreve como pendurar um organizador num gancho adesivo resistente para manter os artigos pequenos acessíveis sem ocupar espaço na secretária.
  4. Um organizador suspenso numa porta. A Asana sugere um organizador de roupeiro com bolsos transparentes ou etiquetados, pendurado numa porta, ou um suporte com rodas quando a secretária não tem gavetas. Os bolsos transparentes permitem ver o que está lá dentro num relance.
  5. Um armário de arquivo ou um armário baixo ao lado da secretária. O tampo serve também de suporte para a impressora e as gavetas guardam o que raramente usa.

Organização minimalista da secretária sem perder o que precisa

Uma secretária minimalista não é uma secretária vazia. É uma secretária cuja superfície está praticamente desocupada porque tudo tem um lugar próprio por perto. A Architectural Digest aconselha, para uma configuração minimalista, a manter ao alcance os artigos que usa diariamente e a guardar os restantes em prateleiras, num armário de arquivo ou num organizador de secretária.

O blogue de aprendizagem da Cornell acrescenta um detalhe útil sobre a disposição: mantenha livre a zona central à volta do computador e afaste um pouco os candeeiros, telefones e organizadores, mantendo-os ao alcance. Na prática:

  • Coloque o ecrã e o teclado mesmo ao centro, sem nada entre si e eles.
  • Mantenha um porta-canetas e um bloco de notas ao lado da mão com que escreve.
  • Coloque o candeeiro e o telemóvel nos cantos mais afastados, onde estejam ao seu alcance sem ocupar a sua área de trabalho.
  • Escolha um recipiente para o papel «em curso» e limite-se a um tamanho que não possa conter mais do que algumas folhas.

Verifique a configuração tendo em conta a sua posição sentada

Uma secretária arrumada que lhe força o pescoço não é uma vitória. As orientações da OSHA para postos de trabalho com computador recomendam colocar o monitor diretamente à sua frente, a pelo menos 20 polegadas de distância, com a linha superior do ecrã ao nível dos olhos ou abaixo dele. Quando acrescentar um suporte ou uma prateleira por cima da secretária, verifique primeiro estes dois aspetos. Se usar uma secretária de pé, o nosso guia de acessórios para secretárias de pé que ajudam a manter uma postura neutra apresenta os acessórios que podem ajudar neste caso.

Se tiver problemas de saúde, como dores persistentes no pescoço, nos ombros ou nos pulsos devido ao trabalho à secretária, fale com um médico ou fisioterapeuta em vez de esperar que arrumar a secretária resolva o problema.

Gavetas, papel e cabos

Estes três elementos são responsáveis pela maior parte da desarrumação, e cada um tem um sistema simples.

Gavetas

O blogue de aprendizagem da Cornell recomenda separadores de gaveta para artigos pequenos e dispositivos eletrónicos. A Asana faz a mesma recomendação, salientando que os separadores separam clipes, canetas e notas autocolantes, para que cada artigo tenha o seu lugar. Algumas regras ajudam a manter as gavetas arrumadas:

  • A gaveta de cima serve apenas para a pilha da semana. Tudo o resto fica numa gaveta inferior.
  • Use uma divisão por tipo de artigo, e não mais do que as necessárias.
  • Coloque uma fita magnética na lateral da secretária ou no interior de uma gaveta para guardar tesouras, agrafos e clipes, como sugere a Asana. Assim, as ferramentas metálicas ficam visíveis e fora da superfície da secretária.
  • Esvazie e reorganize a gaveta uma vez por trimestre. Tudo o que não tiver usado vai para a caixa de artigos pouco usados.

Papel

As pilhas de papel são decisões que tem vindo a adiar. A Cornell recomenda separar o papel em categorias temporárias abrangentes, como «a fazer» e «para arquivar», e usar organizadores de parede até poder arquivá-lo em definitivo. Não tenha demasiadas categorias. Duas ou três divisões são melhores do que dez.

Para aquilo que precisa de guardar, a Good Housekeeping sugere caixas decorativas para documentos e material pouco utilizado, para que os objetos soltos não fiquem na secretária. A Better Homes & Gardens recomenda prateleiras abertas com compartimentos individuais para pastas, dossiês e envelopes, e prateleiras mais largas para caixas de arrumação. O mesmo artigo também enumera prateleiras flutuantes, organizadores de parede para documentos e porta-revistas como formas de ter o essencial à mão e reduzir a desarrumação na secretária.

Uma agenda semanal pode substituir muitos apontamentos soltos. Ter um único sítio para anotar as tarefas significa menos notas autocolantes à volta do monitor. O nosso caderno de agenda semanal é uma opção para essa rotina.

Papel — esquema geral

Cabos

Os cabos são a parte da secretária que fica pior nas fotografias e que mais nos incomoda no dia a dia. A solução:

  1. Desligue tudo da tomada e etiquete cada cabo nas duas extremidades com fita adesiva.
  2. Decida quais os cabos que ficam (monitor, teclado, um carregador) e quais podem ir para uma gaveta.
  3. Junte os cabos fixos com uma manga ou braçadeiras e passe-os ao longo da parte de trás da secretária ou por uma das pernas.
  4. Coloque a extensão na parede ou debaixo da secretária, não no chão, onde acumula pó.
  5. Reserve um único local para carregar o telemóvel e os auscultadores, para os cabos não andarem espalhados.

As pessoas que têm casa própria e trabalham à distância com quem mais falamos dizem-nos que etiquetar os cabos é o passo que mais tempo poupa mais tarde, porque deixa de ser preciso adivinhar o que é cada cabo atrás do monitor.

Ideias económicas de bricolage

Não é preciso comprar muita coisa. Vários guias sugerem soluções simples para fazer em casa:

  • Barra para toalhas e ganchos em S. A Architectural Digest descreve uma barra para toalhas com ganchos em S como um organizador ajustável para tesouras, óculos e copos para lápis. A Good Housekeeping sugere o mesmo truque para pendurar canecas, tesouras e cestos.
  • Caixas com tampa. A Asana recomenda caixas de cartão revestidas com tecido ou papel de parede para arrumar objetos maiores debaixo da secretária.
  • Frascos e canecas. Um frasco limpo guarda canetas, uma caneca guarda cabos e um prato raso guarda clipes.
  • Divisórias para caixas de sapatos. Uma caixa de sapatos com divisórias de cartão pode servir de organizador de gaveta, pelo preço de uma fita adesiva.

Os projetos faça você mesmo resultam melhor depois de já ter organizado tudo. Caso contrário, só vai construir uma caixa mais bonita para a mesma desarrumação.

Como escolher um organizador de secretária

As recomendações da Architectural Digest resumem-se a três perguntas: com que frequência usa o objeto, se deve estar ao seu alcance e se deve ficar oculto na arrumação. Veja como isso ajuda a escolher.

Necessidade Boa opção Ideal para
Objetos pequenos à vista Organizador de secretária ou porta-objetos Canetas, notas, clipes usados diariamente
Mais superfície, a ocupar o mesmo espaço Organizador empilhável ou tabuleiro com vários níveis Secretárias pequenas, papéis e cadernos
Arrumação dentro das gavetas Organizadores de gavetas Cabos, artigos de papelaria, eletrónica
Material por perto, mas fora da secretária Carrinho com rodas Impressoras, material de trabalhos manuais ou equipamento usado raramente
Papéis que tem de guardar Arquivo ou caixas para documentos Recibos, contratos, registos
Sem gavetas, pouco espaço Ganchos de parede, painel perfurado ou prateleiras flutuantes Malas, auscultadores, ferramentas, livros

Antes de comprar, meça o espaço (largura, profundidade e altura), verifique se o organizador é estável e prefira peças que possam ser reorganizadas. As suas necessidades vão mudar, e uma peça flexível custa menos do que substituir uma fixa.

Um plano simples para organizar tudo numa tarde

  1. Desimpeça completamente a secretária e limpe a superfície (10 minutos).
  2. Separe em montes para uso diário, semanal e ocasional e deite fora ou recicle o que não precisa (30 minutos).
  3. Organize os papéis com separadores para tarefas pendentes e documentos a arquivar; depois, arquive ou digitalize o que guardar (30 minutos).
  4. Organize gavetas ou um carrinho para a acumulação semanal (20 minutos).
  5. Organize os cabos, identificando-os e prendendo-os em molhos (20 minutos).
  6. Acrescente arrumação vertical, como uma prateleira, ganchos ou um tabuleiro empilhável, apenas para o que sobrar (30 minutos).
  7. Volte a pôr os objetos do dia a dia no lugar, dispondo-os de forma a deixar o centro desimpedido.

Reserve cinco minutos para arrumar no fim de cada dia de trabalho. Volte a pôr as coisas no lugar, desimpeça a superfície e leve as chávenas. Esse pequeno hábito é mais importante do que qualquer organizador.

A nossa perspetiva

Pensamos numa secretária como a casa mais pequena que vai organizar: precisa dos objetos certos à mão, de um lugar para tudo o resto e de uma disposição que lhe permita movimentar-se sem pensar. É por isso que preferimos produtos que fazem bem uma coisa, como um gancho que liberta um canto, uma agenda que substitui cinco notas autocolantes ou uma secretária do tamanho certo, em vez de um monte de caixas que também precisam de ser organizadas.

O erro mais comum que vemos é comprar soluções de arrumação antes de decidir o que arrumar. Comece por reorganizar o espaço e acrescente uma peça de cada vez. Se um objeto não lhe poupar um passo por dia, não deve ficar à vista.

— Namorra

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Perguntas frequentes

Como organizo a secretária quando tenho muito pouco espaço?

Aproveite a verticalidade. Use um tabuleiro empilhável, uma prateleira flutuante e ganchos de parede para retirar os materiais da superfície e deixe na secretária apenas os artigos de uso diário. Um carrinho com rodas ao lado da secretária pode guardar os materiais da semana sem ocupar espaço na superfície.

Qual é a melhor forma de organizar uma secretária sem gavetas?

Combine um suporte elevado com arrumação, um painel perfurado ou uma prateleira e um organizador suspenso. A Wirecutter descreve um organizador pendurado num gancho adesivo para artigos pequenos. Um armário de arquivo ou um carrinho ao lado da secretária permite guardar papéis e materiais suplentes.

Como manter uma secretária minimalista funcional?

Mantenha o centro desimpedido, coloque os objetos de uso diário ao alcance do braço e guarde o resto por perto, mas fora da vista. O blogue de aprendizagem de Cornell sugere afastar ligeiramente os candeeiros, telefones e organizadores do centro, mantendo-os ao alcance. Dedique cinco minutos a arrumar a secretária no final de cada dia.

Devo comprar organizadores primeiro ou destralhar primeiro?

Comece por destralhar. Depois de saber quantos artigos usa diariamente, semanalmente e raramente, saberá de que tamanho e tipo de organizador precisa. Comprar primeiro costuma significar arrumar coisas de que se devia ter desfeito.

O que posso fazer em relação aos cabos da secretária?

Identifique cada cabo, deixe na secretária apenas os que usa diariamente, junte-os com uma manga ou abraçadeiras e coloque a extensão elétrica debaixo ou atrás da secretária. Um único local de carregamento impede que os cabos se espalhem pela superfície.

Fontes