تشترك أفضل أفكار تنظيم المكتب في قاعدة واحدة: أبقِ ما تستخدمه كل يوم في متناول يدك، وأبعد كل ما عداه عن سطح العمل. قد يعني ذلك صينية قابلة للتكديس، أو بضعة رفوف فوق الشاشة، أو فاصلًا للأدراج، أو عربة يمكن تحريكها بعيدًا عن الطريق. إليك أفكارًا ناجحة، وكيفية اختيار ما يناسب مكتبك، وخطوات بسيطة لترتيبه في جلسة واحدة بعد الظهر.
باختصار
- رتّب أولًا، واشترِ ثانيًا: أفرغ المكتب، وأبقِ عليه الأغراض اليومية فقط، وقِس المساحة المتبقية قبل اختيار أي أداة تنظيم.
- استفد من المساحة الرأسية في المكاتب الصغيرة: صوانٍ قابلة للتكديس، ورفوف عائمة، وخطافات حائطية، وعربات متحركة تترك سطح المكتب الذي تعمل عليه خاليًا.
- لا توجد أدراج؟ استخدم حاملًا مرتفعًا مع مساحة تخزين، أو لوحة تعليق، أو منظمات معلقة، أو عربة بجانب المكتب.
- خصص مكانًا لكل غرض صغير: فواصل للأدراج، وحاوية للأدوات كثيرة الاستخدام، ونظام للمهام والملفات الورقية.
- البساطة لا تعني الفراغ: أبقِ وسط المكتب خاليًا وأدواتك اليومية في متناول اليد.
جدول المحتويات
- ابدأ بإعادة ترتيب المكان، لا بقائمة مشتريات
- أفكار لتنظيم مكتب صغير
- كيفية تنظيم مكتب بلا أدراج
- تنظيم المكتب بأسلوب بسيط من دون الاستغناء عما تحتاج إليه
- الأدراج والورق والكابلات
- أفكار منخفضة التكلفة يمكنك تنفيذها بنفسك
- اختيار منظّم للمكتب: ما الذي ينبغي مراعاته
- خطة بسيطة لترتيب المكان في فترة بعد الظهر
- وجهة نظرنا
- اعثر على القطع المناسبة لتجهيزاتك
- الأسئلة الشائعة
- المصادر
ابدأ بإعادة ترتيب المكان، لا بقائمة مشتريات
غالبًا لا ينقص المكاتب الفوضوية أدوات التنظيم، بل ينقصها اتخاذ القرارات. قبل إضافة أي صينية، أفرغ سطح المكتب كله وقسّم الأغراض إلى ثلاث مجموعات: ما تستخدمه يوميًا، وما تستخدمه أسبوعيًا، وما تستخدمه نادرًا أو لا تستخدمه أبدًا.
النمط واحد في كل أدلة المكاتب المنزلية التي اطلعنا عليها. توصي Architectural Digest بإبقاء الأغراض التي تستخدمها يوميًا في متناول يدك، وإخفاء ما تستخدمه بوتيرة أقل. هذه الجملة الواحدة تلخص الطريقة كلها. وكل ما تبقى في هذا المقال هو تطبيق لها.
إليك كيف ينتهي الأمر عادةً بالأكوام الثلاثة:
- يوميًا: حاسوب محمول أو شاشة، لوحة مفاتيح، فأرة، قلم أو قلمان، مفكرة، كابل شحن، كوب أو زجاجة ماء.
- أسبوعيًا: دباسة، شريط لاصق، مقص، ملاحظات لاصقة، سماعات، دفتر للتخطيط، كابل إضافي.
- نادرًا: شواحن احتياطية، إيصالات قديمة، كتيبات إرشادية، بطاقات معايدة، قرطاسية إضافية، وأي شيء تحتفظ به «تحسبًا للحاجة إليه».
امسح سطح المكتب الفارغ، ثم أعد إليه كومة الأغراض اليومية فقط. ضع الأغراض الأسبوعية في درج، أو حاوية قريبة منك، أو على رف. وضع الأغراض النادرة في صندوق أو خزانة ملفات أو خارج الغرفة. والآن تعرف مقدار مساحة التخزين التي تحتاج إليها، وهو دائمًا ما يكون أقل مما توقعت تقريبًا.
رتّب حسب المهمة، لا حسب النوع
حتى لو بدا الدرج مرتبًا وكان مليئًا بالأقلام والشريط اللاصق والشواحن، فقد يبطئك إن كانت الأغراض التي تحتاج إليها معًا موزعة في أماكن مختلفة. تقترح مدونة التعلم في جامعة كورنيل جمع المستلزمات المتشابهة واستخدام حافظة للأدوات كثيرة الاستخدام. إذا كنت تدفع الفواتير على مكتبك، فضع الأظرف والطوابع وقلمًا ودفتر الشيكات في صندوق واحد. وإذا كنت تجري مكالمات فيديو، فاحتفظ بسماعة الرأس وغطاء كاميرا الويب وشاحن معًا.
أفكار لتنظيم مكتب صغير
عندما تكون المشكلة في سطح المكتب، فتوقف عن التوسع أفقيًا وابدأ بالتوسع رأسيًا. تشير Architectural Digest إلى أن المنظمات القابلة للتكديس وحلول التخزين الرأسية بدلًا من الأفقية هي السبيل للحفاظ على مساحة العمل. هذه خيارات تستحق المساحة التي تشغلها.
صوانٍ قابلة للتكديس ومنظمات متعددة المستويات
يستوعب حامل أوراق من مستويين أو ثلاثة أوراقًا ودفترًا وجهازًا لوحيًا، ولا يشغل سوى مساحة ورقة واحدة. ضعه في زاوية خلفية، لا أمامك. اختر تصميمًا بواجهة مفتوحة لتتمكن من إدخال الأشياء وإخراجها بيد واحدة؛ فإذا اضطررت إلى رفع غطاء، فستتوقف عن إعادة الأشياء إلى مكانها.
رفوف عائمة فوق المكتب أو بجواره
يمكن لرف واحد على مستوى الرأس أن يستوعب الكتب ونبتة وصندوقًا للشواحن ومصباحًا. تقترح Good Housekeeping استخدام الرفوف العائمة أو مكتبًا مثبتًا على الحائط أو مكتبًا قابلًا للطي للغرف الصغيرة. ثبّت الرف في موضع يمكنك الوصول إليه من كرسيك من دون الوقوف، وضع الأغراض الأثقل في الأسفل.
خطافات حائط للأشياء التي لم تجد مكانًا لها قط
سماعات الرأس والحقائب وأشرطة التعليق وسترة، هذه هي الأشياء التي غالبًا ما تتسبب بالفوضى. يوفّر صف من الخطافات على الحائط بجوار المكتب مكانًا لكل منها بعيدًا عن سطحه. رفّ الخطافات الجداري HOME من HOME إضافة بسيطة تؤدي هذه المهمة من دون أن تشغل أي مساحة على المكتب.
عربة متحركة
إذا كنت بحاجة إلى إبقاء المستلزمات قريبة، لكنك لا تريد وضعها على سطح المكتب، توصي Good Housekeeping باستخدام عربة متحركة. أدخلها تحت المكتب أو ضعها بجواره، وأخرجها فقط عند إنجاز مهمة تحتاج إليها، مثل الطباعة أو تغليف الهدايا أو الأعمال اليدوية. كما تصلح «مكتبًا» ثانيًا لتكدّس الأوراق الأسبوعي.
اختر حجم المكتب المناسب منذ البداية
أحياناً يكون الحل الأنسب هو اختيار مكتب يلائم الغرفة وطبيعة العمل. يوفر سطح صغير وبسيط مثل مكتب الكمبيوتر بتأثير الخشب قاعدة مرتبة لبناء مساحة عمل منظمة، لأن المساحة المتاحة أقل لتراكم الفوضى.
كيفية تنظيم مكتب بلا أدراج
المكاتب التي لا تحتوي على أدراج شائعة: مثل الطاولة أو المكتب العائم أو سطح العمل بارتفاع الوقوف. وتذكر Architectural Digest حاملاً مرتفعاً للشاشة أو الكمبيوتر المحمول مع مساحة تخزين، أو رفوفاً عائمة، أو خزانة ملفات، أو لوحاً مثقّباً، بوصفها وسائل لإبقاء المستلزمات بعيداً عن مكتب لا يحتوي على مساحة تخزين مدمجة. إليك بعض الطرق للاستفادة من هذه الأفكار:
- حامل مرتفع مع رف تحته. يتيح رفع الشاشة أيضاً مساحة مخفية لوضع لوحة المفاتيح أو دفتر ملاحظات أو صندوق صغير للكابلات. أخفِها في نهاية اليوم.
- لوح مثقّب خلف المكتب. يمكن تغيير مواضع الخطافات والسلال الصغيرة والرفوف مع تغيّر احتياجاتك، ما يجعله مناسباً لإعداد لا يزال قيد التطوير.
- خطاف لاصق ومنظم سهل الحمل. تشرح Wirecutter طريقة تعليق منظم بخطاف لاصق قوي لتبقى الأغراض الصغيرة في المتناول من دون أن تشغل مساحة المكتب.
- منظم معلّق على الباب. تقترح Asana استخدام منظم خزانة ذي جيوب شفافة أو ملصقات يُعلّق على الباب، أو رفاً متحركاً عندما لا يحتوي المكتب على أدراج. تتيح لك الجيوب الشفافة رؤية محتوياتها من النظرة الأولى.
- خزانة ملفات أو خزانة منخفضة بجانب المكتب. يمكن استخدام سطحها كحامل للطابعة، وتستوعب أدراجها الأغراض المتراكمة التي نادراً ما تستخدمها.
تنظيم المكتب بأسلوب بسيط من دون الاستغناء عما تحتاج إليه
لا يعني المكتب البسيط أنه خالٍ تماماً. بل هو مكتب سطحه شبه خالٍ، لأن لكل شيء مكاناً قريباً. وتنصح Architectural Digest بشأن إعداد مكتب بسيط بأن تُبقي الأغراض المستخدمة يومياً في متناول يدك وتُخفي الباقي في رفوف أو خزانة ملفات أو منظم للمكتب.
تضيف مدونة التعلّم في كورنيل تفصيلاً مفيداً حول ترتيب المساحة: أبقِ المنطقة الوسطى حول الكمبيوتر خالية، وأبعد المصابيح والهواتف وحاويات الأدوات قليلاً مع إبقائها في المتناول. عملياً:
- ضع الشاشة ولوحة المفاتيح في منتصف المكتب تمامًا، من دون أي شيء بينك وبينهما.
- ضع حاملًا واحدًا للأقلام ومفكرة واحدة إلى جانب يدك التي تكتب بها.
- ضع المصباح والهاتف في الزاويتين البعيدتين، حيث يمكنك الوصول إليهما من دون أن يضيّقا مساحة عملك.
- اختر حاوية واحدة للأوراق قيد المعالجة، واجعل حجمها بحيث لا تتسع لأكثر من بضع ورقات.
تحقّق من ملاءمة ترتيب المكتب لوضعية جلوسك
ترتيب المكتب لا يفيد إن كان يجهد رقبتك. توصي إرشادات إدارة السلامة والصحة المهنية الأمريكية (OSHA) لمحطات عمل الحاسوب بأن تضع الشاشة أمامك مباشرةً، على بُعد لا يقل عن 20 بوصة، وأن يكون السطر العلوي منها عند مستوى العين أو أدنى منه. عند إضافة حامل أو رف فوق المكتب، تحقّق من هذين الأمرين أولًا. وإذا كنت تستخدم مكتبًا للعمل وقوفًا، فيتناول دليلنا ملحقات المكتب المخصص للعمل وقوفًا التي تساعد على الحفاظ على وضعية متوازنة الإضافات المفيدة في هذا الشأن.
إذا كنت تعاني من مشكلات صحية، مثل ألم مستمر في الرقبة أو الكتف أو الرسغ بسبب العمل على المكتب، فاستشر طبيبًا أو معالجًا فيزيائيًا بدلًا من الاعتماد على الترتيب لحل المشكلة.
الأدراج والورق والكابلات
تسبب هذه الأشياء الثلاثة معظم الفوضى، ولكل منها نظام بسيط.
الأدراج
توصي مدونة التعلّم بجامعة كورنيل باستخدام فواصل الأدراج للأغراض الصغيرة والأجهزة الإلكترونية. وتشير أسانا إلى الأمر نفسه، موضحةً أن الفواصل تفصل بين مشابك الورق والأقلام والملاحظات اللاصقة، بحيث يكون لكل منها مكان محدد. تساعدك بعض القواعد على إبقاء الأدراج مرتبة:
- الدرج العلوي مخصص للأوراق التي تستخدمها خلال الأسبوع فقط. ضع كل شيء آخر في الأدراج السفلية.
- استخدم خانة فاصلة واحدة لكل نوع من الأغراض، ولا تزد على حاجتك.
- ثبّت شريطًا مغناطيسيًا على جانب المكتب أو داخل أحد الأدراج لوضع المقص والدبابيس ومشابك الورق، كما تقترح أسانا. فهو يُبقي الأدوات المعدنية ظاهرة وبعيدة عن سطح المكتب.
- أفرغ الدرج وأعد ترتيبه مرة كل ثلاثة أشهر. انقل كل ما لم تستخدمه إلى صندوق الأشياء النادرة الاستخدام.
الورق
أكوام الأوراق هي قرارات أجّلتها. توصي جامعة كورنيل بفرز الأوراق في فئات مؤقتة عامة، مثل ما يجب إنجازه وما يجب حفظه، واستخدام منظمات معلّقة على الحائط إلى أن تتمكن من حفظها بشكل دائم. اجعل الفئات قليلة. خانتان أو ثلاث أفضل من عشر.
أما ما تحتاج إلى الاحتفاظ به، فتقترح Good Housekeeping استخدام صناديق مستندات مزخرفة للأوراق واللوازم التي لا تستخدمها كثيرًا، كي لا تبقى الأغراض المتفرقة على المكتب. وتوصي Better Homes & Gardens باستخدام أرفف مفتوحة ذات خانات منفصلة للمجلدات والملفات والمظاريف، مع أرفف أوسع لصناديق التخزين. ويعرض المقال نفسه أيضًا الأرفف العائمة ومنظمات الملفات المثبتة على الحائط وحوامل المجلات بوصفها طرقًا لإبقاء المستلزمات الأساسية في متناول اليد مع تقليل الفوضى على سطح المكتب.
يمكن لمخطط أسبوعي أن يحل محل كثير من الملاحظات المتفرقة. فتخصيص مكان واحد لكتابة المهام يعني تقليل عدد الملاحظات اللاصقة حول الشاشة. ويُعد دفتر المخطط الأسبوعي لدينا أحد الخيارات التي تساعد على اتباع هذا الروتين.
الأسلاك
الأسلاك هي أكثر ما يفسد مظهر المكتب في الصور وأكثر ما يزعجك في الواقع. وإليك الطريقة:
- افصل كل شيء عن الكهرباء، وضع ملصقًا على طرفَي كل سلك باستخدام شريط لاصق.
- حدّد الأسلاك التي ستبقى (الشاشة ولوحة المفاتيح وشاحن واحد) وتلك التي يمكن وضعها في درج.
- اجمع الأسلاك الثابتة بغلاف أو أربطة، ومدّها بمحاذاة الحافة الخلفية أو على طول إحدى أرجل المكتب.
- ثبّت المشترك الكهربائي على الحائط أو تحت المكتب، لا على الأرض حيث يتجمع عليه الغبار.
- خصّص مكانًا واحدًا لشحن الهاتف وسماعات الرأس حتى لا تتناثر الأسلاك.
غالبًا ما يخبرنا أصحاب المنازل والعاملون عن بُعد الذين نتحدث إليهم أن وضع ملصقات على الأسلاك هو الخطوة التي توفر أكبر قدر من الوقت لاحقًا، لأنك لن تضطر إلى التخمين خلف الشاشة.
أفكار منخفضة التكلفة يمكنك تنفيذها بنفسك
لست بحاجة إلى شراء الكثير. تقترح عدة أدلة حلولًا منزلية بسيطة:
- قضيب المناشف وخطافات S. تصف Architectural Digest قضيب مناشف مُثبّتًا بخطافات S بأنه منظم قابل للتعديل للمقصات والنظارات وأكواب الأقلام. وتقترح Good Housekeeping الحيلة نفسها لتعليق الأكواب والمقصات والسلال.
- الصناديق المغطاة. توصي Asana باستخدام صناديق من الورق المقوّى مغطاة بالقماش أو ورق الجدران لتخزين الأغراض الأكبر تحت المكتب.
- المرطبانات والأكواب. يحفظ مرطبان نظيف الأقلام، ويحفظ كوب الأسلاك، ويحفظ طبق ضحل مشابك الورق.
- فواصل صناديق الأحذية. يحوّل صندوق أحذية مزوّد بفواصل من الورق المقوّى إلى منظم للأدراج، مقابل ثمن شريط لاصق.
تنجح الحلول اليدوية أكثر عندما تكون قد رتّبت المكان من جديد أولًا. وإلا، فستبني ببساطة حاوية أجمل شكلًا للفوضى نفسها.
اختيار منظّم للمكتب: ما الذي ينبغي مراعاته
تتلخص إرشادات مجلة «أركيتكتشرال دايجست» في ثلاثة أسئلة: كم مرة تستخدم الغرض، وهل ينبغي أن يكون في متناول اليد، وهل ينبغي إخفاؤه في مكان التخزين. إليك كيف تساعدك هذه الأسئلة على الاختيار.
| الحاجة | خيار مناسب | الأنسب لـ |
|---|---|---|
| أغراض صغيرة على السطح | منظّم مكتبي أو حامل مستلزمات | الأقلام، والملاحظات، والمشابك المستخدمة يوميًا |
| مساحة سطح أكبر، مع الحفاظ على المساحة الأرضية نفسها | منظّم قابل للتكديس أو صينية متعددة المستويات | مكاتب صغيرة، وأوراق، ودفاتر |
| ترتيب داخل الأدراج | فواصل الأدراج | الكابلات، والقرطاسية، والأجهزة الإلكترونية |
| مستلزمات قريبة، لكن خارج المكتب | عربة متحركة | الطابعات، ومستلزمات الحِرف، أو المعدات نادرة الاستخدام |
| الأوراق التي يجب الاحتفاظ بها | خزانة ملفات أو صناديق مستندات | الإيصالات، والعقود، والسجلات |
| لا أدراج، ومساحة محدودة | خطافات جدارية، أو لوح تعليق، أو أرفف عائمة | الحقائب، وسماعات الرأس، والأدوات، والكتب |
قبل الشراء، قِس المساحة (العرض والعمق والارتفاع)، وتأكد من ثبات وحدة التنظيم، وفضّل القطع التي يمكن إعادة ترتيبها. ستتغير احتياجاتك، والقطعة المرنة أوفر من استبدال قطعة ثابتة.
خطة بسيطة لترتيب المكان في فترة بعد الظهر
- أخلِ المكتب بالكامل ونظّف سطحه (10 دقائق).
- صنّف الأغراض إلى يومية وأسبوعية ونادرة الاستخدام، وتخلّص مما لا تحتاج إليه أو أعد تدويره (30 دقيقة).
- رتّب الأوراق باستخدام خانات للمهام والأرشفة، ثم أرشف أو امسح ضوئيًا ما تريد الاحتفاظ به (30 دقيقة).
- جهّز الأدراج أو عربة للأغراض المتراكمة خلال الأسبوع (20 دقيقة).
- رتّب الكابلات، وضع عليها ملصقات واجمعها (20 دقيقة).
- أضف مساحة تخزين عمودية، مثل رف أو خطافات أو صينية قابلة للتكديس، للأغراض المتبقية فقط (30 دقيقة).
- أعد الأغراض اليومية إلى أماكنها بطريقة تُبقي الوسط خاليًا.
خصّص خمس دقائق لترتيب المكان في نهاية كل يوم عمل. أعد الأشياء إلى أماكنها، وأخلِ السطح، وأخرج الأكواب. هذه العادة البسيطة أهم من أي منظّم بمفرده.
وجهة نظرنا
نحن نرى أن المكتب هو أصغر منزل ستجهّزه: يحتاج إلى الأشياء المناسبة في متناول اليد، ومكان لكل ما عداها، وتصميم يتيح لك الحركة دون تفكير. لذلك نفضّل المنتجات التي تؤدي مهمة واحدة بإتقان، مثل خطاف يوفّر مساحة في زاوية، أو مخطّط يحلّ محل خمس ملاحظات لاصقة، أو مكتب بالحجم المناسب، على كومة من الحاويات التي تحتاج إلى تنظيمها بنفسها.
أكثر خطأ نراه هو شراء وحدات التخزين قبل تحديد ما تريد تخزينه. ابدأ بترتيب المكان من جديد، ثم أضف قطعة واحدة في كل مرة. إذا لم يوفّر لك غرض ما خطوة يوميًا، فلا مكان له على السطح.
— Namorra
اعثر على القطع المناسبة لتجهيزاتك
إذا كشف ترتيبك عن حاجة إلى شيء، مثل خطافات للحائط أو مكتب صغير أو مخطّط للقائمة اليومية، فتصفّح مجموعاتنا المختارة للمنزل ونمط الحياة على Namorra. نختار قطعًا عملية للاستخدام اليومي، مع خصومات منتظمة على المنتجات الرائجة.
ابدأ بما لديك بالفعل. لا تضف شيئًا إلا إذا كشف الترتيب عن حاجتك إليه.
الأسئلة الشائعة
كيف أنظم مكتبي عندما تكون المساحة المتوفرة قليلة جدًا؟
استفد من المساحة الرأسية. استخدم صينية قابلة للتكديس ورفًا عائمًا وخطافات حائط لإبعاد المستلزمات عن السطح، وأبقِ على المكتب الأغراض اليومية فقط. يمكن لعربة بعجلات بجانب المكتب أن تستوعب الأغراض التي تحتاجها خلال الأسبوع من دون أن تشغل أي مساحة على سطح المكتب.
ما أفضل طريقة لتنظيم مكتب بلا أدراج؟
اجمع بين رافع شاشة مزوّد بمساحة تخزين ولوحة تعليق أو رف ومنظّم معلّق. تصف Wirecutter منظّمًا معلّقًا من خطاف لاصق للأغراض الصغيرة. تستوعب خزانة ملفات أو عربة بجانب المكتب الأوراق والمستلزمات الاحتياطية.
كيف أجعل المكتب البسيط عمليًا؟
أبقِ الوسط خاليًا، وضع أدواتك اليومية في متناول اليد وخزّن الباقي قريبًا منك لكن بعيدًا عن الأنظار. تقترح مدونة جامعة كورنيل التعليمية إبعاد المصابيح والهواتف وحوامل الأدوات قليلًا عن الوسط مع إبقائها في متناول اليد. أعد ترتيب المكتب لمدة خمس دقائق في نهاية كل يوم.
هل أشتري المنظمات أولًا أم أتخلّص من الفوضى أولًا؟
تخلّص من الفوضى أولًا. ما إن تعرف عدد الأشياء التي تستخدمها يوميًا وأسبوعيًا ونادرًا، ستعرف حجم المنظّم ونوعه الذي تحتاجه. غالبًا ما يعني الشراء أولًا تخزين أشياء كان ينبغي التخلص منها.
ماذا أفعل بشأن كابلات المكتب؟
ضع ملصقًا على كل كابل، وأبقِ على المكتب الكابلات التي تستخدمها يوميًا فقط، واجمعها بغطاء أو أربطة، وضع مشترك الكهرباء أسفل المكتب أو خلفه. تخصيص مكان واحد للشحن يمنع انتشار الكابلات على سطح المكتب.
المصادر
- 48 فكرة لتنظيم المكتب لتحسين تجهيزات العمل من المنزل، Architectural Digest
- 40 فكرة عبقرية لتنظيم المكتب للاستفادة القصوى من المكاتب المنزلية، Good Housekeeping
- كيفية تنظيم مكتبك، جامعة كورنيل
- 21 فكرة لتخزين مستلزمات المكتب المنزلي من أجل مساحة عمل أكثر إنتاجية، Better Homes & Gardens
- ما الذي تستخدمه خبيرة العمل من المنزل في Wirecutter لتنظيم مكتبها، Wirecutter
- 31 فكرة لتنظيم المكتب لإعداد مكتبك للعمل عن بُعد، Asana
- أدوات محطات عمل الكمبيوتر: الشاشات، إدارة السلامة والصحة المهنية الأمريكية